Документація співробітників польських компаній у світлі нових правил

Кожна компанія у Польщі, а також у будь-яких інших індустріально розвинутих країнах, має та обробляє документи, що включають інформацію про різний ступінь конфіденційності, у тому числі документацію співробітників. Належний захист — дуже важлива проблема. Чинне законодавство у цій області не відповідає дійсності, що часто призводить до того, що роботодавцям доводиться нести значні витрати, пов'язані з архівуванням цієї документації. З 1 січня 2019 року набрав чинності змінений закон, що вводить нові правила зберігання справ співробітників.

Згідно з новими правилами, термін зберігання документації працівника буде визначено однозначно, та налічуватиме 10 років з кінця року, в якому припинялися трудові відносини. Нова дата буде посилатися на документацію працівників, прийнятих на роботу з 1 січня 2019 року. Відносно працівників, прийнятих на роботу 1 січня 1999 року по 31 грудня 2018 року, скорочення часу архівації документації співробітників до 10 років буде залежати від рішення самого роботодавця.

Однак більш короткий термін зберігання — не єдина зміна. Роботодавці зможуть зберігати документацію працівника у паперовій версії, поки що, або в електронному вигляді. Право зробити цей вибір випливає безпосередньо з нової редакції ст. 94 пар. 9а Трудового кодексу.

Які переваги дає друга форма?

Щорічні, адміністративні витрати, пов'язані зі зберіганням документації про співробітників, понесені до теперішнього часу роботодавцями, складають 130 млн. зл. на рік — за оцінками Міністерства підприємництва та технології. Завдяки зміні правил, що стосуються форми ведення обліку, ці витрати повинні бути значно скорочені. Однак це не єдиний плюс.Використання цифрової форми у підсумку полегшить роботу з документацією співробітника. Вся інформація про співробітників повинна зберігатися таким чином, щоб гарантувати їм достатній рівень безпеки, який розуміється як захист від несанкціонованого доступу, пошкодження або знищення. Електронна версія документації буде копією особистих файлів у паперовій версії. Нова електронна тека може означати більшу ефективність, як у зберіганні, так і у безпеці даних, що містяться у файлах співробітників, що особливо важливо у зв'язку з вимогами RODO в області безпеки обробки персональних даних. Слід пам'ятати, що програми, підготовлені для зберігання електронної документації, повинні бути оснащені рішеннями, що забезпечують адекватний рівень безпеки, у тому числі щодо безпеки доступу та резервного копіювання даних. У рамках відповідних запобіжних заходів, що стосуються електронної форми ведення обліку, нова постанова міністра у справах сім'ї, праці та соціальної політики щодо документації працівників може виявитися вирішальним фактором. Адвокат Лукаш Почеча, експерт із захисту даних, ОДО 24В підкреслив, що у проекті закону передбачені конкретні вимоги до його оформлення та зберігання.Також варто пам'ятати про інші поправки до закону, які повинні адаптувати польський закон до GDPR.Нова редакція Трудового кодексу, передбачена у законопроекті про внесення змін до польського законодавства у зв'язку з Забезпеченням застосування положень ВДПР, у ст. 22 [1] § 1-3 викладає новий каталог категорій персональних даних. Вони необхідні для отримання роботодавцем, у зв'язку з його зобов'язанням — до та після укладення трудового договору. Відповідно до вищезазначеного становища, роботодавці зможуть запитувати особисті дані, у тому числі: ім'я (імена) та прізвище, дату народження, контактні дані, зазначені такою особою, освіту, професійну кваліфікацію, ранг попередньої роботи.Згідно з пояснювальною запискою до проекту акта, вносяться зміни до персональних даних, які не були зазначені у каталозі, роботодавець зможе обробляти, тільки якщо це необхідно для виконання зобов'язання, покладеного на нього згідно із законом, або якщо він отримає згоду працівника.