Документация сотрудников польских компаний в свете новых правил

Каждая компания в Польше, а также в любой другой индустриально развитой стране, имеет и обрабатывает документы, содержащие информацию о различной степени конфиденциальности, в том числе документацию сотрудников. Надлежащая защита — очень важная проблема. Применимое законодательство в этой области не соответствует действительности, что часто приводит к тому, что работодателям приходится нести значительные расходы, связанные с архивированием этой документации. С 1 января 2019 года вступил в силу измененный закон, вводящий новые правила хранения дел сотрудников.

Согласно новым правилам, срок хранения документации работника будет определен однозначно, и будет насчитывать 10 лет с конца года, в котором прекращались трудовые отношения. Новая дата будет ссылаться на документацию работников, принятых на работу с 1 января 2019 года. В отношении работников, принятых на работу с 1 января 1999 года по 31 декабря 2018 года, сокращение времени архивации документации сотрудников до 10 лет будет зависеть от решения самого работодателя.

Однако более короткий срок хранения — не единственное изменение. Работодатели смогут хранить документацию работника в бумажной версии, пока что, или в электронном виде. Право сделать этот выбор вытекает непосредственно из новой редакции ст. 94 пар. 9а Трудового кодекса.

Какие преимущества дает вторая форма?

Ежегодные, административные расходы, связанные с хранением документации о сотрудниках, понесенные до настоящего времени работодателями, составляют 130 млн. зл. в год — по оценкам Министерства предпринимательства и технологии. Благодаря изменению правил, касающихся формы ведения учета, эти расходы должны быть значительно сокращены. Однако это не единственный плюс.

Использование цифровой формы в конечном итоге облегчит работу с документацией сотрудника. Вся информация о сотрудниках должна храниться таким образом, чтобы гарантировать им достаточный уровень безопасности, понимаемый как защита от несанкционированного доступа, повреждения или уничтожения.

Электронная версия документации будет копией личных файлов в бумажной версии. Новая электронная папка может означать большую эффективность, как в хранении, так и в безопасности данных, содержащихся в файлах сотрудников, что особенно важно в связи с требованиями RODO в области безопасности обработки персональных данных. Следует помнить, что программы, подготовленные для хранения электронной документации, должны быть оснащены решениями, обеспечивающими адекватный уровень безопасности, в том числе относительно безопасности доступа и резервного копирования данных. В рамках соответствующих мер предосторожности, касающихся электронной формы ведения учета, новое постановление министра по делам семьи, труда и социальной политики в отношении документации работников может оказаться решающим фактором. Адвокат Лукаш Почеча, эксперт по защите данных, ОДО 24В подчеркнул, что в проекте закона предусмотрены конкретные требования к его оформлению и хранению.

Также стоит помнить о других поправках к закону, которые должны адаптировать польский закон к GDPR.

Новая редакция Трудового кодекса, предусмотренная в законопроекте о внесении изменений в польское законодательство в связи с Обеспечением применения положений ВДПР, в ст. 22 [1] § 1-3 излагает новый каталог категорий персональных данных. Они необходимы для получения работодателем, в связи с его обязательством — до и после заключения трудового договора. В соответствии с вышеупомянутым положением, работодатели смогут запрашивать личные данные, в том числе: имя (имена) и фамилию, дату рождения, контактные данные, указанные таким лицом, образование, профессиональную квалификацию, ранг предыдущей работы.

Согласно пояснительной записке к проекту акта, вносятся изменения в персональные данные, которые не были указаны в каталоге, работодатель сможет обрабатывать, только если это необходимо для выполнения обязательства, возложенного на него по закону, или если он получит согласие работника.