Документация сотрудников польских компаний в свете новых правил

3623
Facebook Twitter
Документация сотрудников польских компаний в свете новых правил

Каждая компания в Польше, а также в любой другой индустриально развитой стране, имеет и обрабатывает документы, содержащие информацию о различной степени конфиденциальности, в том числе документацию сотрудников.

Каждая компания в Польше, а также в любой другой индустриально развитой стране, имеет и обрабатывает документы, содержащие информацию о различной степени конфиденциальности, в том числе документацию сотрудников. Надлежащая защита — очень важная проблема. Применимое законодательство в этой области не соответствует действительности, что часто приводит к тому, что работодателям приходится нести значительные расходы, связанные с архивированием этой документации. С 1 января 2019 года вступил в силу измененный закон, вводящий новые правила хранения дел сотрудников.

Согласно новым правилам, срок хранения документации работника будет определен однозначно, и будет насчитывать 10 лет с конца года, в котором прекращались трудовые отношения. Новая дата будет ссылаться на документацию работников, принятых на работу с 1 января 2019 года. В отношении работников, принятых на работу с 1 января 1999 года по 31 декабря 2018 года, сокращение времени архивации документации сотрудников до 10 лет будет зависеть от решения самого работодателя.

Однако более короткий срок хранения — не единственное изменение. Работодатели смогут хранить документацию работника в бумажной версии, пока что, или в электронном виде. Право сделать этот выбор вытекает непосредственно из новой редакции ст. 94 пар. 9а Трудового кодекса.

Какие преимущества дает вторая форма?

Ежегодные, административные расходы, связанные с хранением документации о сотрудниках, понесенные до настоящего времени работодателями, составляют 130 млн. зл. в год — по оценкам Министерства предпринимательства и технологии. Благодаря изменению правил, касающихся формы ведения учета, эти расходы должны быть значительно сокращены. Однако это не единственный плюс.

Использование цифровой формы в конечном итоге облегчит работу с документацией сотрудника. Вся информация о сотрудниках должна храниться таким образом, чтобы гарантировать им достаточный уровень безопасности, понимаемый как защита от несанкционированного доступа, повреждения или уничтожения.

Электронная версия документации будет копией личных файлов в бумажной версии. Новая электронная папка может означать большую эффективность, как в хранении, так и в безопасности данных, содержащихся в файлах сотрудников, что особенно важно в связи с требованиями RODO в области безопасности обработки персональных данных. Следует помнить, что программы, подготовленные для хранения электронной документации, должны быть оснащены решениями, обеспечивающими адекватный уровень безопасности, в том числе относительно безопасности доступа и резервного копирования данных. В рамках соответствующих мер предосторожности, касающихся электронной формы ведения учета, новое постановление министра по делам семьи, труда и социальной политики в отношении документации работников может оказаться решающим фактором. Адвокат Лукаш Почеча, эксперт по защите данных, ОДО 24В подчеркнул, что в проекте закона предусмотрены конкретные требования к его оформлению и хранению.

Также стоит помнить о других поправках к закону, которые должны адаптировать польский закон к GDPR.

Новая редакция Трудового кодекса, предусмотренная в законопроекте о внесении изменений в польское законодательство в связи с Обеспечением применения положений ВДПР, в ст. 22 [1] § 1-3 излагает новый каталог категорий персональных данных. Они необходимы для получения работодателем, в связи с его обязательством — до и после заключения трудового договора. В соответствии с вышеупомянутым положением, работодатели смогут запрашивать личные данные, в том числе: имя (имена) и фамилию, дату рождения, контактные данные, указанные таким лицом, образование, профессиональную квалификацию, ранг предыдущей работы.

Согласно пояснительной записке к проекту акта, вносятся изменения в персональные данные, которые не были указаны в каталоге, работодатель сможет обрабатывать, только если это необходимо для выполнения обязательства, возложенного на него по закону, или если он получит согласие работника.

Акция, которая может Вас заинтересовать

Бесплатный курс польского языка

Предложение 900 грн/месяц

Поступайте на осень 2022 и получайте курс польского языка на 50-100 часов бесплатно

Загрузите гид абитуриента

Из гида Вы узнаете о перспективных специальности, о стоимости обучения и где жить в Польше во время обучения.

Последние статьи и новости