Університети перестануть зберігати копії свідоцтв студентів? Нова ідея Міністерства науки Польщі

Міністерство науки та вищої освіти Республіки Польща оголошує про нові зміни у законодавстві, які наберуть чинності з 2019/2020 навчального року. Справа стосується зберігання копій посвідчень студентів університетами. Вже не один місяць проходять бурхливі обговорення всіх наслідків RODO, які сильно вплинули на рекрутизацію та інші області життєдіяльності, що вимагають доступу до персональних даних. Тепер, коли ці нововведення дісталися до закладів вищої освіти, міністерство хоче зобов'язати університети перестати зберігати особисті дані своїх випускників. Наскільки це реально, розглянемо нижче.

Збір документів під час вступу

Кожен абітурієнт як польського, так і будь-якого іншого університету, під час вступу до обраної структури вищої освіти повинен надати багато документів до офісу секретаря або деканату, включаючи копію посвідчення особи, свідоцтво про закінчення середньої школи, особисту заяву, та анкету кандидата на навчання. Ці типи документів зберігаються в установі у спеціальному портфелі терміном до 50 років. Нова ідея Міністерства науки та вищої освіти Польщі полягає в обмеженні зберігання копій особистих посвідчень особи студентів.

RODO. Яким чином це буде стосуватися польських освітніх структур?

Збереження копій посвідчень особи студентів стало проблемою, коли набрала чинності Постанова про захист персональних даних.

Згідно з її змістом, зібрані особисті дані повинні бути обмежені у плані використання та розголошення, з урахуванням мети, для якої вони повинні бути оброблені. У цій ситуації, університети повинні зосередитися тільки на необхідній інформації.Нагадаємо, що перші зміни, які приніс RODO були орієнтовані на сферу бізнесу. Аналіз нового впливу закону на бізнес ясно показує, що адаптація до вимог GDPR/RODO буде довгостроковим процесом.

Він передбачає не тільки організаційні зміни, а й технічні нововведення у структурі компаній. Внаслідок цього, наслідки недотримання нових зобов'язань можуть бути дуже дорогими, як в оперативному сенсі, так і з урахуванням впливу на імідж компанії. Штрафи, що накладаються Європейським союзом, можуть досягати 4% від загального обороту компанії, хоча не більш ніж 20 мільйонів євро.Законодавство щодо захисту персональних даних стосується абсолютно всіх фірм та державних організацій Польщі, які накопичують та використовують персональні дані фізичних осіб. Цілком логічно, що тепер це проектується й на структури вищої освіти. Що цікаво — RODO повинні врахувати у своїй діяльності абсолютно всі організації державних органів, раніше на них не поширювалася дія подібного законодавства. Сьогоднішні зміни, які, як уже згадувалося вище, наберуть чинності з новим 2019/2020 навчальним роком, торкнуться не тільки приватних (міжнародних) освітніх структур, але й всіх без винятку державних ВНЗ.

Справа 2016 року

Проблема зберігання копій посвідчень особи вже була відзначена у 2016 році тодішнім персоналом із захисту даних. Вони підкреслили, що інформація, зібрана університетами, не особливо потрібна, особливо після того, як випускник отримав заповітний диплом. Як надання підтвердження особи, можна продемонструвати особистий запитальник, який дає PESEL, адреса та інші дані, також з'являються у посвідченні особи. Це порівняння дозволило стверджувати, що копії деяких документів не потрібні установам. Зважаючи на це, міністерство й прагне позбавити університети від зберігання великих обсягів непотрібної інформації, а що чекає нас у майбутньому, покаже лише час.