Университеты перестанут хранить копии свидетельств студентов? Новая идея Министерства науки Польши

Министерство науки и высшего образования Республики Польша объявляет о новых изменениях в законодательстве, которые вступят в силу с 2019/2020 учебного года. Дело касается хранения копий удостоверений студентов университетами. Уже не один месяц проходят бурные обсуждения всех последствий RODO, которые сильно повлияли на рекрутизацию и другие области жизнедеятельности, требующие доступа до персональных данных. Теперь, когда эти нововведения добрались до учреждений высшего образования, министерство хочет обязать университеты перестать хранить личные данные своих выпускников. Насколько это реально, рассмотрим ниже.

Сбор документов во время поступления

Каждый абитуриент как польского, так и любого другого университета, во время поступления в выбранную структуру высшего образования должен предоставить много документов в офис секретаря или деканата, включая копию удостоверения личности, свидетельство об окончании средней школы, личное заявление, и анкету кандидата на учебу. Эти типы документов хранятся в учреждении в специальном портфеле сроком до 50 лет. Новая идея Министерства науки и высшего образования Польши заключается в ограничении хранения копий личных удостоверений личности студентов.

Rodo. Каким образом это будет касаться польских образовательных структур?

Сохранение копий удостоверений личности студентов стало проблемой, когда вступило в силу Постановление о защите персональных данных.

Согласно его содержанию, собранные личные данные должны быть ограничены в плане использования и разглашения, с учетом цели, для которой они должны быть обработаны. В этой ситуации, университеты должны сосредоточиться только на необходимой информации.

Напомним, что первые изменения, которые принес RODO были ориентированы на сферу бизнеса. Анализ нового воздействия закона на бизнес ясно показывает, что адаптация к требованиям GDPR/RODO будет долгосрочным процессом. Он предполагает не только организационные изменения, но и технические новшества в структуре компаний.

Вследствие этого, последствия несоблюдения новых обязательств могут быть очень дорогостоящими, как в оперативном смысле, так и с учетом влияния на имидж компании. Штрафы, налагаемые Европейским союзом, могут достигать 4% от общего оборота компании, хотя не более 20 миллионов евро.

Законодательство относительно защиты персональных данных касается абсолютно всех фирм и государственных организаций Польши, которые накапливают и используют персональные данные физических лиц. Вполне логично, что теперь это проецируется и на структуры высшего образования. Что интересно – RODO должны учесть в своей деятельности абсолютно все организации государственных органов, ранее на них не распространялось действие подобного законодательства. Сегодняшние изменения, которые, как уже упоминалось выше вступят в силу с новым 2019/2020 учебным годом, коснутся не только частных (международных) образовательных структур, но и всех без исключения государственных ВУЗов.

Дело 2016 года

Проблема хранения копий удостоверений личности уже была отмечена в 2016 году тогдашним персоналом по защите данных. Они подчеркнули, что информация, собранная университетами, не особо нужна, особенно после того, как выпускник получил заветный диплом. В качестве предоставления подтверждения личности, можно продемонстрировать личный вопросник, который дает PESEL, адрес и другие данные, также появляющиеся в удостоверении личности. Это сравнение позволило утверждать, что копии некоторых документов не нужны учреждениям. Ввиду этого, министерство и стремится избавить университеты от хранения больших объемов ненужной информации, а что ожидает нас в будущем, покажет лишь время.