GTD тайм-менеджмент. Одна з корисних навичок для студентів та молодих фахівців Польщі

Ви забули про терміновий дзвінок або зустріч? Ви зберігаєте завдання у календарі та забуваєте календар? Можливо, варто пошукати новий спосіб організації робочого часу. Дізнайтеся більше про метод GTD та подивіться, як він може допомогти ефективно справлятися з щоденними професійними обов'язками, адже цей спосіб допоможе не тільки молодим фахівцям, які знаходяться на шляху побудови кар'єри, а й студентам польських та інших університетів.

GTD — про що це та чому його важливо використовувати людям, попри статус та тип зайнятості?

Метод GTD (Getting Things Done), у перекладі на польську мову «ефективно займатися своєю справою» або «виконувати завдання», є типом методу управління робочим часом. Його творець — Девід Аллен, фахівець в області організації ефективного часу. Свої припущення він виклав у книзі «Як все зробити. Мистецтво продуктивності без стресу», яка також з'явилося у Польщі під назвою« Мистецтво ефективності. Ефективне виконання завдань».

Основними припущеннями методу GTD є підвищення комфортності життя шляхом розставлення пріоритетів у повсякденних справах, їх організації та полегшення зосередження на тих елементах, які вимагають реальних дій.

З іншого боку, рекомендації Девіда Аллена спрямовані на успіх людини, яка працює відповідно до його припущеннями. Успіх тут визначається як досягнення запланованих цілей, розв`язання поточних питань без непотрібного завантаження пам'яті. Людина, яка діє відповідно до методу GTD, повинна підвищити продуктивність, та правильно вибрати способи роботи відповідно до статусу очікують виконання завдань.

Система роботи з методом GTD

Фахівці UP-STUDY звертають увагу на те, що даний метод покращує повсякденну роботу, як на місці праці, так і під час отримання кваліфікації. Автор пропонує тайм-менеджмент у вигляді 5 кроків:

• Збір. Користувач методу GTD формує «кошик», куди поміщає всі завдання, які на нього чекають. Важливо ретельно перерахувати всі плани, інформацію та ідеї, які очікують реалізації у майбутньому. Неважливо, чи належать плани до «дрібних» речей або «великих» (зміна роботи), істотно, щоб всі вони були розміщені в одному місці.
• Аналіз. Це дуже важливий етап, під час якого людина регулярно повертається до набору майбутніх викликів та ставить собі питання, чи потребує дана проблема негайної відповіді. Якщо відповідь «так», можна зробити наступне відповідно до прийнятих принципів: виконати завдання негайно (якщо це не займе більш ніж 2 хвилини), делегувати іншій особі або помістити його у календар на певну дату. Якщо проєкт не потребує негайного розв’язання, слід вибрати одну з можливих дій: перейти до архіву, помістити її у список «можливо/у майбутньому» або видалити її, якщо дія буде тільки непотрібною тратою часу.
• Організація. Рекомендується згрупувати проблеми до загального контексту (наприклад, телефони, електронна пошта або зустрічі), що прискорить та полегшить виконання запланованих завдань. Проєкти, які вимагають дій, є ще одним важливим аспектом, що виникають при організації. Згідно з методом GTD, потрібно знати та деталізувати компоненти проєктів, щоб визначити час та спосіб їх реалізації.

• Огляд. Девід Аллен рекомендує регулярно (щодня) аналізувати стан виконаних завдань. Згідно з методом GTD, варто проводити повний огляд не рідше одного разу на тиждень, який буде перевіряти стан всіх завдань та проєктів.
• Впровадження. На цьому етапі людина, що використовує знання попередніх пунктів, що впроваджує техніку GTD, може приступити до ефективного виконання своїх професійних обов'язків. Проте, варто пам'ятати, щоб залишити час для непередбачених проблем.

Підсумовуючи, варто зауважити, що організація часу за допомогою системи GTD є популярним, але не єдиним методом управління. Можна зустріти, наприклад: матричний метод Ейзенхауера, який розрізняє завдання з точки зору строковості та важливості; метод ABC, який визначає три групи важливості завдання; тимчасові блоки в управлінні, що розділяють календар завдань на певні групи та багато іншого. Головне — вибрати найбільш зручний та ефективний метод з урахуванням потреб. Опанування будь-якою з методик буде плюсом не тільки з позиції ефективності на місці праці, а й під час навчання, адже це допоможе поєднати навчання з підробітком.