GTD тайм-менеджмент. Один из полезных навыков для студентов и молодых специалистов Польши

Вы забыли о срочном звонке или встрече? Вы сохраняете задачи в календаре и забываете календарь? Возможно, стоит поискать новый способ организации рабочего времени. Узнайте больше о методе GTD и посмотрите, как он может помочь эффективно справляться с ежедневными профессиональными обязанностями, ведь этот способ поможет не только молодым специалистам, которые находятся на пути построения карьеры, но и студентам польских и других университетов.

GTD — о чем это и почему его важно использовать людям, вне зависимости от статуса и типа занятости?

Метод GTD (Getting Things Done), в переводе на польский язык «эффективно заниматься своим делом» или «выполнять задачи», является типом метода управления рабочим временем. Его создатель — Дэвид Аллен, специалист в области организации эффективного времени. Свои предположения он изложил в книге «Как все сделать. Искусство продуктивности без стресса», которая также появилось в Польше под названием «Искусство эффективности. Эффективное выполнение заданий».

Основными предположениями метода GTD являются повышение комфортности жизни путем расстановки приоритетов в повседневных делах, их организации и облегчения сосредоточения на тех элементах, которые требуют реальных действий. С другой стороны, рекомендации Дэвида Аллена направлены на успех человека, который работает в соответствии с его предположениями. Успех здесь определяется как достижение запланированных целей, решение текущих вопросов без ненужной загрузки памяти. Человек, действующий в соответствии с методом GTD, должен повысить производительность, и правильно выбрать способы работы в соответствии со статусом ожидающих выполнения задач.

Система работы с методом GTD

Специалисты UP-STUDY обращают внимание на то, что данный метод улучшает повседневную работу, как на месте труда, так и во время получения квалификации. Автор предлагает тайм-менеджмент в виде 5 шагов:

• Сбор. Пользователь метода GTD формирует «корзину», куда помещает все задачи, которые его ожидают. Важно тщательно перечислить все планы, информацию и идеи, которые ожидают реализации в будущем. Неважно, относятся ли планы к «мелким» вещам или «крупным» (смена работы), существенно, чтобы все они были размещены в одном месте.

• Анализ. Это очень важный этап, во время которого человек регулярно возвращается к набору будущих вызовов и спрашивает себя, требует ли данная проблема немедленного ответа. Если ответ «да», можно сделать следующее в соответствии с принятыми принципами: выполнить задание немедленно (если это не займет более двух минут), делегировать другому лицу или поместить его в календарь на определенную дату. Если проект не требует немедленного решения, следует выбрать одно из возможных действий: перейти в архив, поместить его в список «возможно/в будущем» или удалить его, если действие будет только ненужной тратой времени.
• Организация. Рекомендуется сгруппировать проблемы в общий контекст (например, телефоны, электронная почта или встречи), что ускорит и облегчит выполнение запланированных задач. Проекты, которые требуют действий, являются еще одним важным аспектом, возникающим при организации. Согласно методу GTD, нужно знать и детализировать компоненты проектов, чтобы определить время и способ их реализации. 
• Обзор. Дэвид Аллен рекомендует регулярно (ежедневно) анализировать состояние выполненных задач. Согласно методу GTD, стоит проводить полный обзор не реже одного раза в неделю, который будет проверять состояние всех задач и проектов. 
• Внедрение. На этом этапе человек, использующий знания предыдущих пунктов, внедряющий технику GTD, может приступить к эффективному выполнению своих профессиональных обязанностей. Тем не менее, стоит помнить, чтобы оставить время для непредвиденных проблем.

Подытоживая, стоит заметить, что организация времени с помощью системы GTD является популярным, но не единственным методом управления. Можно встретить, например: матричный метод Эйзенхауэра, который различает задачи с точки зрения срочности и важности; метод ABC, определяющий три группы важности задачи; временные блоки в управлении, разделяющие календарь задач на определенные группы и многое другое. Главное — выбрать наиболее удобный и эффективный метод с учетом потребностей. Овладение любой из методик будет плюсом не только с позиции эффективности на месте труда, но и во время обучения, ведь это поможет совместить учебу с подработкой.